Tutto quello che può fare Excel

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15.03.2023

Tutti noi dovremmo migliorare decisamente le nostre competenze con Excel (o simili). Perché? Perché le sue potenzialità sono infinite e sempre più aziende, facendone un uso enorme, ne richiedono una buona conoscenza: saper gestire dei fogli di calcolo permette di automatizzare operazioni per gestire e aggregare dati di ogni tipo, una skill preziosissima in ogni tipo di attività.

Cosa sono i fogli elettronici

Un foglio elettronico è un programma con cui effettuare calcoli più o meno complessi, ordinare ed elaborare dati ed elaborarli in grafici. Il foglio si compone di un’infinita tabella in cui le righe sono indicate dai numeri e le colonne da lettere, in modo da poter indicare con precisione ogni singola cella – come nella “battaglia navale” – al cui interno si possono inserire dati, numeri o formule, con quest’ultime che possono essere definite manualmente dall’utente o facendo uso di librerie di funzioni predefinite.

La prima versione di un foglio elettronico non si deve a Microsoft, bensì all’informatico statunitense Dan Bricklin, che ebbe un’illuminazione dopo aver visto un suo professore cancellare dei dati in una tabella per poi doverne correggere altri. La sua prima versione dei fogli elettronici – considerato come il programma che trasformò il PC da hobby per appassionati a strumento di lavoro – fu VisiCalc, uscita nel 1978. Successivamente furono sviluppati altri fogli di calcolo, come quelli della Lotus Software, che però erano progettati solo per il sistema operativo DOS (Apple). Il ritardo nello sviluppo di una versione per Windows fu ciò che permise a Microsoft di pubblicare Excel, il foglio elettronico più diffuso oggi.

Gli usi aziendali

Le qualità che permettono a Excel di essere vitale per molte aziende non si contano più.

Innanzitutto, è un programma semplice e intuitivo al primo approccio ma con grandi potenzialità nascoste agli utenti alle prime armi, così da permettere analisi più o meno complete e approfondite dei dati a disposizione. Insomma, che sia per i conti di casa propria o per l’andamento di una multinazionale, comunque possiamo usare Excel! 

La sua interfaccia user-friendly e la sua varietà di funzioni permettono di creare e gestire rapidamente report professionali, fondamentali nei processi decisionali all’interno delle aziende.

Forse la qualità più importante è la gestione avanzata di piccoli e grandi flussi di lavoro: infatti, con Excel è possibile gestire conti finanziari complessi, creare sistemi di tracciamento per diversi dipartimenti, gestire i vari processi del flusso di lavoro, analizzare le tendenze di diverse fonti di dati, monitorare le transazioni dei clienti o entrate e spese.

Ma, tanto per essere ancora più chiari, quali sono gli ambiti in cui viene maggiormente usato?

Gli ambiti di utilizzo

Iniziamo col dire che ogni azienda dovrebbe usarlo per semplificare e velocizzare le operazioni di monitoraggio. Ci sono degli ambiti, però, in cui il suo uso non è solo consigliabile, ma vitale. 

Ad esempio, tutto l’ambito della gestione delle Risorse Umane, che necessita di grande praticità nell’organizzazione e reperimento delle informazioni e degli storici, individuali o collettivi che siano. 

Oppure l’analisi del business: la c.d. business analysis – che consiste nello strutturare il miglior utilizzo possibile dei dati per migliorare i processi decisionali – è l’applicazione più comune di Microsoft Excel sul posto di lavoro. I vari analisti (dei dati, finanziari, del rischio, della pianificazione aziendale, delle operazioni di investimento) nelle aziende non possono farne a meno. Tanto che, per citare l’ultimo esempio, in ogni Borsa del mondo è diventato fondamentale per il monitoraggio e la previsione dei prezzi, quindi degli investimenti.

Anche i vari commercialisti, analisti delle previsioni, delle operazioni di vendita o di supporto alle vendite lo ritengono fondamentale: il monitoraggio e il reporting delle prestazioni è una particolare analisi aziendale che è regolarmente effettuata su Excel attraverso le tabelle pivot, che permettono di estrarre rapidamente informazioni da un set di dati o effettuare operazioni all’interno delle singole categorie di dati.

Insomma, all’interno del mondo bancario, assicurativo (soprattutto per la previsione del rischio), finanziario e gestionale Microsoft Excel si rivela eccezionalmente utile. Però, in modo più o meno approfondito, ogni attività ne fa uso ed è per questo motivo che una sua buona conoscenza è una skill fondamentale nei curricula da presentare alle aziende. Una skill fondamentale per i lavoratori del terzo millennio.

Riccardo Imperiosi, Direttore Giovane Avanti! 

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